Llegó una factura que no corresponde. ¿Qué revisas primero?

Revisa RUT emisor, empresa receptora, tipo de documento, folio y monto. Un folio puede repetirse entre proveedores o entre tipos de DTE. Si administras varios locales o sociedades, confirma a quién corresponde la compra antes de concluir que es ajena.

Clasifica la diferencia: contenido incorrecto, mercadería o servicio no recibido, entrega parcial, documento repetido en tu sistema o una compra que nadie reconoce todavía. Estas situaciones necesitan evidencia distinta; no conviertas cualquier alerta de tu software en un reclamo automático.

Reúne factura y XML disponible, orden de compra, recepción, detalle de la diferencia y conversaciones pertinentes. Anota quién detectó el problema y quién tiene atribuciones para resolverlo. Conserva la respuesta del proveedor y el resultado final, no solo una captura inicial.

Ejemplo: el local recibe veinte unidades, pero la factura cobra veinticuatro. Un registro útil muestra ambos números, el producto y su unidad, la fecha del conteo y la persona responsable. Un comentario que diga «está mal» obliga a investigar todo de nuevo.

La guía oficial contempla reclamos por contenido y por falta total o parcial de mercaderías o servicios. El período se cuenta desde la recepción del documento en el SII, no desde su carga a una planilla. La misma guía advierte que, después de otorgar acuse, no se puede reclamar; si se reclama, no se puede después otorgar acuse.

El SII indica que una factura reclamada dentro del plazo no permite al receptor usar el crédito fiscal contenido en ella. Por eso conviene resolver con antecedentes, dentro del plazo aplicable y con una persona autorizada; no aceptar solo para despejar una bandeja de pendientes.

Comprueba qué ocurrió con el documento: corrección, nota de crédito, nueva factura o aclaración respaldada. El SII explica que, para el emisor de un DTE reclamado, corresponde una nota de crédito asociada y, cuando proceda, una nueva factura. Una promesa por correo no es todavía ese documento.

En el control operativo, conserva el vínculo entre el original y la corrección. Revisa también el saldo por pagar para no descontar dos veces el mismo importe. Ruka puede ayudarte a ordenar compras y diferencias; esta guía no presenta acciones ante el SII ni autoriza a una persona a efectuarlas.