Guía de compras · Ruka y Toteat
Llevar una compra a Toteat sin volver a ingresarla a mano.
Si tu equipo vuelve a digitar cada compra en el POS, empieza por ordenar ese recorrido. Esta guía te ayuda a identificar los datos, las equivalencias y las revisiones que necesitas.
Sin registro. Puedes compartirlo o imprimirlo.
Empieza por una compra.
Toma una compra habitual y sigue su recorrido: dónde llega la factura, quién revisa lo recibido y cómo termina registrada en Toteat. Ahí aparecen los pasos que tu equipo repite a mano.
La meta: que cada producto quede registrado con la cantidad, la unidad y el local que corresponden.
Lo que se repite
Copiar productos, convertir unidades y volver a ingresar cantidades. Anota qué pasos podrías dejar de hacer una vez definidas las reglas.
Lo que necesita una decisión
Un producto nuevo, una entrega incompleta o una unidad desconocida. Define quién lo resuelve antes de continuar.
Ruka puede enviar compras a Toteat en operaciones habilitadas. Revisamos contigo el acceso y la relación entre productos, unidades y locales para definir el alcance de tu operación.
La factura y lo que recibes no siempre coinciden.
Una entrega puede llegar incompleta o con otra cantidad. Conviene resolver esa diferencia antes de preparar el registro.
- Detalle de la compra
- La factura con sus productos, cantidades y precios, junto al registro de lo que recibiste.
- Confirma: Compras
- Productos y unidades
- La equivalencia aprobada entre el producto de origen y el del destino. Una caja no equivale por sí sola a kilos.
- Confirma: Catálogo y operación
- Local y fechas
- Dónde debe registrarse cada línea y qué fechas corresponden.
- Confirma: Administración
- Responsables
- Quién resuelve una diferencia y quién confirma que la compra quedó bien registrada.
- Confirma: Tu equipo
No envíes contraseñas ni facturas de clientes por un formulario público. La primera conversación puede hacerse sin ellas.
Antes de dar la compra por cerrada.
Estas cuatro revisiones te ayudan a encontrar diferencias a tiempo y evitar que otra persona tenga que reconstruir la compra después.
- 01
Productos y cantidades
Compara lo recibido con lo registrado. Revisa las unidades: dos cajas no son necesariamente dos kilos.
- 02
Local y fecha
Confirma que la compra corresponde al local y al período correctos, especialmente si operas con varias sucursales.
- 03
Diferencias pendientes
Deja claro qué falta resolver, quién se hará cargo y qué información necesita para hacerlo.
- 04
Registro final
Revisa la compra en Toteat antes de darla por cerrada. Si no sabes si una carga llegó, confírmalo antes de repetirla.
Si queda una diferencia, conserva la referencia de la factura y deja una nota clara para quien la resolverá.
La hoja de decisión.
Descarga la guía y completen esta hoja con una compra habitual. Les servirá para acordar qué trabajo quieren automatizar y qué necesitan resolver primero.
- Trabajo manual que queremos retirar
- Por definir con el responsable del proceso.
- Dónde llega hoy la factura y su detalle
- Por definir con el responsable del proceso.
- Destino, local y responsable del proceso
- Por definir con el responsable del proceso.
- Equivalencias que falta aprobar
- Por definir con el responsable del proceso.
- Cómo confirmamos lo recibido
- Por definir con el responsable del proceso.
- Diferencias habituales y quién las resuelve
- Por definir con el responsable del proceso.
- Cómo comprobamos el registro en Toteat
- Por definir con el responsable del proceso.
- Primer paso y responsable
- Por definir con el responsable del proceso.
No necesitas tener todas las respuestas para conversar. Partimos por el trabajo que hoy hace tu equipo.
¿Quieres llevar este proceso a Ruka? Cuéntanos cómo registras tus compras y revisamos juntos el siguiente paso.
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